Классификация документов - это деление документов по классам по наиболее общим признакам сходства и различия.
Классификация документов - это распределение документов по группам (видам) на основе признаков содержания, формы составления и других для организации и повышения эффективности работы с ними.
Классификация документов позволяет выработать определенные методы работы с каждой группой документов, закрепить их в инструкциях, организовать документы в делопроизводстве. С целью создания возможностей для проведения унификации и стандартизации документов, выработка правил их составления и оформления, форм и методов работы с ними, была произведена классификация документов по определенным признакам. Организационно-распорядительные документы: метод. указания / Краснояр. гос. торг.-экон. ин-т; сост. Г. Б. Блау. - Красноярск, 2008. - 92 с
Все документы по отражаемым в них видам деятельности делятся на две большие группы.
1. Документы по общим и административным вопросам, т. е. вопросам общего руководства предприятием (организацией) и его производственной деятельностью. Эти документы могут составлять работники всех подразделений предприятия.
2. Документы по функциям управления. Такие документы составляют работники финансовых органов, бухгалтерии, отделов планирования, снабжения и сбыта, других функциональных подразделений.
Документы являются основными носителями управленческой, научной, технической, статистической и иной социально значимой информации.
Например, Стенюков Стенюков, М.В. Документы делопроизводства / М.В. Стенюков. - М.: Книга-сервис, 2003. - 160 с М.В предлагает следующую классификацию документов.
По способу фиксации информации документы делятся на письменные, графические, фото- и кинодокументы, электромагнитные.
По наименованию различают большое количество документов. Это приказы, положения, протоколы, распоряжения, инструкции, правила, уставы, отчеты, акты, планы, письма, заявления и т. п.
По видам документы бывают типовые, примерные, индивидуальные и трафаретные. Типовые документы разрабатываются вышестоящими органами для подведомственных организаций с однородными функциями и носят обязательный характер. Примерные документы также разрабатываются вышестоящими органами для организации всей системы, но носят рекомендательный характер, а индивидуальные документы разрабатываются конкретными организациями для внутреннего пользования. Трафаретные документы изготавливаются типографическим способом, причем постоянная часть текста документа отпечатана на полиграфических машинах, а для переменной информации оставляют свободные места.
По степени сложности различают простые документы, содержащие один вопрос, и сложные, содержащие несколько вопросов.
По месту составления документы подразделяются на внутренние и внешние. Внутренние - документы, создаваемые в учреждении (в организации, на предприятии) для решения своих вопросов и не выходящие за его пределы. Внешние - входящая и исходящая корреспонденция учреждения (организации, предприятия).
По срокам исполнения документы подразделяются на срочные и несрочные.
По происхождению документы бывают служебные и официально- личные (именные).
По степени гласности выделяют документы обычные, секретные и для служебного пользования.
По юридической силе различают подлинные и подложные документы. Подлинные подразделяются на действительные и недействительные (утратившие юридическую силу)
По назначению (стадиям создания) документы подразделяют на подлинники (оригиналы) и копии. Подлинник - первоначальный документ, содержащий исходную информацию и подлежащим образом оформленный. Как правило, созданию документа предшествует стадия черновика- документа в предварительной редакции. В юридическом отношении подлинник и копия с него, соответствующим образом заверенная, равноценны. Копия - документ, точно воспроизводящий реквизиты подлинника (в правом углу верхнего поля которого проставлено слово "копия") и соответствующим образом заверенный. Следует различать такие разновидности копий как отпуск, выписка и дубликат. Отпуск - полная копия исходящего документа, оставшаяся у отправителя, которая изготавливается одновременно с подлинником и заверяется. Выписка - копия части документа, а дубликат- второй экземпляр документа, имеющий такую же юридическую силу.
По срокам хранения документы делятся на постоянного срока хранения, временного срока хранения (до 10 лет), долговременного срока хранения (свыше 10 лет).
По роду деятельности документы подразделяются на системы документации: плановая, организационно - распорядительная, первичная учетная документация, расчетно-денежная, отчетно-статистическая, по ценообразованию, по торговле, конструкторская, технологическая и т. д.
Классификация, предложенная М.В. Стенюковым Стенюков, М.В. Документы. Делопроизводство / М. В. Стенюков. - М.: Приор, 1997. - 254 с, строится на следующих признаках.
1. По способу документирования:
Рукописные;
Электронные;
Графические;
Кино-, фото-, фонодокументы.
2. По сфере использования:
Организационно-распорядительные;
Финансово-бухгалтерские;
Научно-технические;
По труду;
Отчетно-статистические.
3. По месту составления:
Входящие (поступившие в организацию);
Исходящие (отправляемые из организации);
Внутренние (составленные и используемые в самой организации).
4. По ограничению доступа:
Открытые (несекретные);
С грифом ограничения доступа.
5. Документы могут иметь следующие грифы:
- «Для служебного пользования» (служебная информация, предназначенная только для работников конкретной организации или отрасли);
- «Секретно», «Совершенно секретно», «Особой важности» (информация, содержащая государственную тайну);
- «Конфиденциально» (информация, доступ к которой ограничен законодательством РФ);
- «Коммерческая тайна» (информация, используемая для достижения коммерческих целей, разглашение может нанести ущерб ее обладателю).
6. По происхождению:
Официальные (служебные) (затрагивающие интересы организации, составленные юридическим или физическим лицом, оформленные в установленном порядке);
Личные (касаются интересов конкретного лица, являются именными).
Подлинники или оригиналы (первые или единичные экземпляры официальных документов, собственноручно подписанные автором);
Копии (документы, полностью воспроизводящие информацию подлинного документа и все его внешние признаки или часть их, не имеющие юридической силы);
Заверенные копии (копии документов, на которых в соответствии с установленным порядком проставляют необходимые реквизиты, придающие им юридическую силу);
Дубликаты (повторные экземпляры подлинника документа, имеющие юридическую силу).
8. По форме изложения:
Индивидуальные (содержание излагается в свободной форме);
Трафаретные, когда структура, часть документа, стандартные фразы заранее подготовлены, а другая часть заполняется при составлении (например, справка с места работы);
Типовые, созданные для документирования стандартных ситуаций, (например, командирования), используемые во всех организациях.
9. По срокам хранения:
Постоянного хранения;
Долговременного хранения (свыше 10 лет);
Временного хранения (до 10 лет).
В учебном пособии «Курс делопроизводства» М.В. Кирсановой Кирсанова, М.В. Курс делопроизводства: учеб. пособие / М. В. Кирсанова, Ю. М. Аксенов. - 6-е изд. - М. : ИНФРА-М; НГА, 2006 исключен из классификации признак ограничения доступа к документам, но были выделены дополнительные признаки:
По наименованиям - служебные письма, приказы, акты, докладные записки, договоры и т. д.;
По срокам исполнения - срочные, требующие исполнения в определенный срок, и, несрочные, для которых срок исполнения не установлен.
В учебном пособии «Современное делопроизводство» Березина Н.М. Березина Н.М. Современное делопроизводство: учеб. пособие / Н.М. Березина, Л.М. Лысенко, Е.П. Воронцова. - 3-е изд. - М. : ИНФРА-М, 2007 приведена классификация, в которой дополнительно использованы следующие признаки:
По стадиям создания - черновик, беловик, подлинник, копия, отпуск, дубликат, выписка, автограф;
По степени гласности - обычные, секретные (с грифами ДСП, КТ, конфиденциально и др.);
По юридической силе - подлинные, подложные;
По роду деятельности - система банковской документации, система отчетно-статистической документации, система внешнеторговой документации, система организационно-распорядительной документации и др.;
По форме - табличные, текстовые, анкетные, трафаретные и др.
По нашему мнению, самая полная и удачная классификация документов была предложена и опубликована коллективом кафедры коммерции и внешнеэкономической деятельности Красноярского государственного
торгово-экономического института в учебном пособии Г.Б. Блау Организационно-распорядительные документы: метод. указания / Краснояр. гос. торг.-экон. ин-т; сост. Г.Б. Блау. - Красноярск, 2008. :
1. По способу фиксации информации:
Письменные (рукописные и печатные);
Фоно-, аудио-, акустические документы, содержание которых передается посредством звукозаписи (звуковые файлы);
Кинодокументы (изобразительные документы, содержание которых фиксируется с помощью специальной аппаратуры на кинопленке и отражает предметы и события в движении);
Фотодокументы (изобразительные документы, содержание которых передано фотографическим способом);
Аудиовизуальные, видеодокументы (содержат изобразительную и звуковую информацию);
Электронные документы, в которых информация представлена в электронной форме, с реквизитами, необходимыми для признания их действительности.
2. По месту составления:
Внутренние документы, составленные и используемые в самой организации;
Входящие документы, поступившие в организации;
Исходящие документы, отправляемые из организации.
Простые документы, в которых рассматривается один вопрос;
Сложные документы, охватывающие несколько вопросов.
4. По степени гласности:
Обычные (открытые, несекретные);
Секретные документы с грифом ограничения доступа;
Секретные документы могут иметь следующие грифы:
Для служебного пользования (ДСП) - служебная информация, предназначенная только для работников конкретной организации или отрасли;
Конфиденциально - информация, доступ к которой ограничен законодательством РФ;
Коммерческая тайна (КТ) - информация, используемая для достижения коммерческих целей. Разглашение может нанести ущерб обладателю информации.
5. По форме изложения:
Индивидуальные, содержание которых излагается в свободной форме;
Трафаретные - структура, часть документа, стандартные фразы
заранее подготовлены, а другая часть заполняется при составлении (например, справка с места работы);
Типовые, созданные для документирования стандартных ситуаций, (например, командирования), используемые во всех организациях).
6. По стадиям создания:
Черновик - предварительная редакция документа;
Беловик - чистовик;
Отпуск - копия исходящего документа, остающаяся в учреждении;
7. По юридической значимости:
Подлинник или оригинал - документ в окончательной редакции, оформленный с учетом требований государственных стандартов;
Копия документа - точное воспроизведение подлинника (копии бывают факсимильные и свободные; факсимильная копия содержит все реквизиты документа и отражает особенности их изготовления - ксерокс, факс, фотокопия);
Дубликат - копия, которая выдается в случае утраты подлинника или оригинала, обладает той же юридической силой, что и подлинник.
8. По наименованию: приказ, справка, служебное письмо, акт, протокол, договор и другие виды документов;
9. По срокам хранения:
Документы постоянного (бессрочного) хранения, представляющие интерес для науки, истории (планы, отчеты, протоколы, постановления, решения и др.);
Документы, имеющие длительные сроки хранения - свыше 10 лет (личные дела, истории болезни, техническая документация и др.);
Документы временного хранения - до 10 лет;
10. По происхождению:
Служебные документы (затрагивают интересы организации, предприятия);
Личные документы (касаются интересов конкретного лица и являются именными).
11. По срокам исполнения:
Срочные документы, требующие исполнения в определенный срок;
Несрочные документы, для которых срок исполнения не установлен.
Документ, который создан в обществе входит в соответствующую систему документации в качестве ее элемента. Отдельные виды и разновидности документов составляют систему документации. До настоящего времени в документоведении не существует непротиворечивой научной классификации видов и разновидностей документов.
Важнейшим признаком для классификации документов является его содержание. Служебные документы могут подразделяться: по административным вопросам; материально-техническому снабжению; планированию; оперативной деятельности; бухгалтерскому учету; подготовке и расстановке кадров; финансово-кредитным и внешнеторговым вопросам и т.д.
Все документы, обращающиеся на предприятии, могут классифицироваться по следующим признакам.
По наименованию существует множество разновидностей документов. Приведем лишь некоторые: приказы, распоряжения, планы и отчеты, акты, протоколы, договоры, уставы, инструкции, справки, докладные, объяснительные записки, служебные письма, телеграммы, стандарты, технические условия, платежные требования и поручения, доверенности и т.д.
По способу фиксации информации документы бывают письменные (рукописные, машинописные, типографские, подготовленные на множительных аппаратах, напечатанные на персональных компьютерах), графические и фотофоно-кинодокументы.
По степени сложности документы классифицируют на простые и сложные. Простые - это документы, в которых рассматривается один вопрос, в сложных освещается несколько вопросов.
По степени гласности различают документы открытые (несекретные) и документы с ограниченным доступом. Документы с ограниченным доступом бывают разной степени секретности: совершенно секретные, секретные, документы для служебного пользования (ДСП), с грифом "конфиденциально".
По юридической силе документы подразделяют на подлинные и подложные. Подлинные документы бывают действительные и недействительные. Недействительным документ становится в результате истечения срока действия или отмены его другим документом.
По срокам исполнения документы классифицируются на срочные и несрочные. Срочными являются документы со сроками исполнения, установленными законом и соответствующими правовыми актами, а также телеграммы и другие документы с грифом "срочно".
По происхождению документы классифицируют на служебные, подготовленные на предприятиях, в организациях, и личные (письма граждан с изложением жалоб, предложений, просьб).
По срокам хранения документы делятся на документы временного и постоянного срока хранения. Документы временного хранения в свою очередь подразделяются на документы со сроком хранения до 10 лет и свыше 10 лет.
По степени обязательности документы бывают информационные, содержащие сведения и факты о производственной и иной деятельности организаций, и директивные - обязательные для исполнения, носящие характер юридической или технической нормы.
По степени унификации различают документы индивидуальные, типовые, трафаретные, примерные и унифицированные в виде анкеты и таблицы.
Индивидуальные документы разрабатываются конкретными организациями для внутреннего пользования.
Типовыми являются документы, создаваемые вышестоящими органами для организаций с однородными функциями и носят обязательный характер.
Трафаретные документы имеют заранее напечатанный текст с пробелами, которые заполняются при окончательном оформлении документа в зависимости от конкретной ситуации. Такие документы перспективны, т.к. экономят время на подготовку.
Примерные документы носят ориентировочный характер и используются для составления и оформления документов по аналогии.
Анкета - способ представления унифицированного текста, при котором постоянная информация располагается в левой части листа, а переменная вносится в документ в процессе его составления в правую часть листа.
Таблица - документ, в котором постоянная информация размещается в заголовках граф и боковика (заголовки строк), а переменная (в цифровом или словесном выражении) - на пересечении соответствующих граф и строк.
Текст, представленный в виде таблицы, обладает большой информационной емкостью, позволяет строго классифицировать и кодировать информацию и легко суммировать аналогичные данные. В табличной форме оформляются штатное расписание, план, график отпусков и другие документы.
ВОПРОСЫ ДЛЯ САМОКОНТРОЛЯ:
1. Как связаны понятия "документ" и "информация"? Какое значение имеют информация и документы в жизни человека и общества?
2. Какое определение понятия "документ" дано в Федеральном законе "Об информации, информатизации и защите информации"и в ГОСТ Р51141-98?
3. Как развивалось понятие "документ"?
4. Почему информационная функция присуща всем документам?
5. Какие документы наделены правовой функцией изначально, т.е. данная функция заложена сознательно автором в момент создания документа?
6. Почему документ полифункционален?
7. Какие способы документирования можете назвать?
8. Какие новые носители информации Вы знаете?
9. Что влияет на приобретение документом юридической силы?
10. Какие классификации документа и по каким признакам можно дать?
11. Почему законы предписывают обязательность документирования информации?
ЧПОУ ТО СПО «ТЮМЕНСКИЙ
КОЛЛЕДЖ ЭКОНОМИКИ УПРАВЛЕНИЯ И ПРАВА»
Контрольная работа № ______________ вариант __________
По дисциплине «Документационное обеспечение управления»
Фамилия ______________________ Имя _________________
Отчество ______________________ Шифр _______________
Год рождения __________ Образование __________________
Место работы ________________________________________
Занимаемая должность ________________________________
Домашний адрес _____________________________________
____________________________________________________
Контрольная работа поступила на заочное отделение, № ___
«___» ___________________ 20 ___ г.
Методист ___________________________________________
Заполняется преподователем
Работа поступила в колледж «___» _____________ 20 __ г.
Дата рецензии _____________________________________
Оценка ___________________________________________
Фамилия преподавателя ____________________________
1. Классификация документов по различным признакам;
2. Протоколы: их виды, составление, оформление;
3. Задание 1;
4. Задание 2;
5. Литература.
Классификация документов по различным признакам.
Документ, который создан в обществе, входит в соответствующую систему документации в качестве ее элемента. Отдельные виды и разновидности документов составляют систему документации. До настоящего времени в документоведении не существует непротиворечивой научной классификации видов и разновидностей документов.
Важнейшим признаком для классификации документов является его содержание. Служебные документы могут подразделяться: по административным вопросам; материально-техническому снабжению; планированию; оперативной деятельности; бухгалтерскому учету; подготовке и расстановке кадров; финансово-кредитным и внешнеторговым вопросам и т.д.
Все документы, обращающиеся на предприятии, могут классифицироваться по следующим признакам.
По наименованию существует множество разновидностей документов. Приведем лишь некоторые: приказы, распоряжения, планы и отчеты, акты, протоколы, договоры, уставы, инструкции, справки, докладные, объяснительные записки, служебные письма, телеграммы, стандарты, технические условия, платежные требования и поручения, доверенности и т.д.
По способу фиксации информации документы бывают письменные (рукописные, машинописные, типографские, подготовленные на множительных аппаратах, напечатанные на персональных компьютерах), графические и фотофоно-кинодокументы.
По степени сложности документы классифицируют на простые и сложные. Простые - это документы, в которых рассматривается один вопрос, в сложных освещается несколько вопросов.
По степени гласности различают документы открытые (несекретные) и документы с ограниченным доступом. Документы с ограниченным доступом бывают разной степени секретности: совершенно секретные, секретные, документы для служебного пользования (ДСП), с грифом "конфиденциально".
По юридической силе документы подразделяют на подлинные и подложные. Подлинные документы бывают действительные и недействительные. Недействительным документ становится в результате истечения срока действия или отмены его другим документом.
По срокам исполнения документы классифицируются на срочные и несрочные. Срочными являются документы со сроками исполнения, установленными законом и соответствующими правовыми актами, а также телеграммы и другие документы с грифом "срочно".
По происхождению документы классифицируют на служебные, подготовленные на предприятиях, в организациях, и личные (письма граждан с изложением жалоб, предложений, просьб).
По срокам хранения документы делятся на документы временного и постоянного срока хранения. Документы временного хранения в свою очередь подразделяются на документы со сроком хранения до 10 лет и свыше 10 лет.
По степени обязательности документы бывают информационные, содержащие сведения и факты о производственной и иной деятельности организаций, и директивные - обязательные для исполнения, носящие характер юридической или технической нормы.
По степени унификации различают документы индивидуальные, типовые, трафаретные, примерные и унифицированные в виде анкеты и таблицы.
Индивидуальные документы разрабатываются конкретными организациями для внутреннего пользования.
Типовыми являются документы, создаваемые вышестоящими органами для организаций с однородными функциями и носят обязательный характер.
Трафаретные документы имеют заранее напечатанный текст с пробелами, которые заполняются при окончательном оформлении документа в зависимости от конкретной ситуации. Такие документы перспективны, т.к. экономят время на подготовку.
Примерные документы носят ориентировочный характер и используются для составления и оформления документов по аналогии.
Анкета - способ представления унифицированного текста, при котором постоянная информация располагается в левой части листа, а переменная вносится в документ в процессе его составления в правую часть листа.
Таблица - документ, в котором постоянная информация размещается в заголовках граф и боковика (заголовки строк), а переменная (в цифровом или словесном выражении) - на пересечении соответствующих граф и строк.
Текст, представленный в виде таблицы, обладает большой информационной емкостью, позволяет строго классифицировать и кодировать информацию и легко суммировать аналогичные данные. В табличной форме оформляются штатное расписание, план, график отпусков и другие документы.
Протоколы: их виды, составление, оформление.
Протокол – это документ, в котором фиксируется ход заседания постоянно действующего коллегиального органа (совет директоров, ученый совет) или временного коллегиального органа (совет, комиссия, конференция), а также принятые решения. Составляется секретарем коллегиального органа в течении 5 дней после проведения заседания. Протоколы бывают :
· Краткий (фамилии присутствующих, повестку дня и принятые решения. Составляется когда заседание записывается на пленку);
· Стенографический (полная запись всего заседания - дословно);
· Полный (включает все информ. Краткого протокола и ход обсужд. Вопроса)
Составление протокола:
· наименование организации, ПРОТОКОЛ, дата проведения заседания, регистрационный номер, место составления, заголовок текста (Протокол чего?), Текст:
· вводная часть (должность, фамилия председателя, фамилия секретаря, состав присутствующих, приглашенные, повестка дня – перечень вопросов которые обсуждались)
· основная часть (вопросы, которые обсуждались на повестке дня по разделам – СЛУШАЛИ, ВЫСТУПАЛИ, ПОСТАНОВИЛИ)
Протокол подписывают председатель и секретарь. Может быть гриф утверждения также (например, протоколы заседания совещательных органов подлежат утверждению руководством организации). Может быть выписка из протокола (копия его части по какому-либо вопросу). Выписка заверяется секретарем.
Оформление протокола:
Если протоколов составляется немного, их оформляют на чистом листе бумаги, используя перечисленные реквизиты и их расположение. При оформлении протоколов заседаний, проходящих в структурных подразделениях, название подразделения помещают под названием организации.
Датой протокола является дата заседания, а не его оформления или подписания. Известно, что протоколы, как правило, оформляются спустя несколько дней после заседания. Если оно продолжалось несколько дней, то дата протокола включает даты начала и окончания, например: 21–24.09.2000 или 21–24 сентября 2000 г.Номером (регистрационным индексом) протокола является порядковый номер заседания. Нумерация протоколов ведется в пределах календарного года или срока полномочий коллегиального органа.
Заголовок к тесту протокола, как правило, отражает вид заседания или коллегиальной деятельности и согласуется с названием вида документа в родительном падеже: Протокол (чего?) заседания кадровой комиссии; собрания трудового коллектива; совещания начальников структурных подразделений. Печатается заголовок с прописной буквы и отделяется 2–3 межстрочными интервалами от реквизита “место составления документа”. Располагают заголовок всегда слева над текстом документа (как и во всех остальных документах).Текст протокола включает вводную и основную части.В вводной части протокола после заголовка приводятся фамилии и инициалы председателя и секретаря заседания; наименование должности обычно не указывают. Слова “Председатель” и “Секретарь” печатают без абзаца от левого поля документа, отделяя двумя интервалами от заголовка и друг от друга.
С новой строки печатают слово “Присутствовали:” и перечисляют в алфавитном порядке фамилии и инициалы постоянных участников совещания, членов коллегиального органа, комиссии и других сотрудников данной организации (структурного подразделения) без указания должностей. В тех случаях, когда на заседаниях присутствуют должностные лица из сторонних организаций в протоколе с новой строки печатают слово “Приглашенные:”, а также фамилии, инициалы и должности с указанием организации приглашенных на заседание. Перечисление присутствующих и приглашенных оформляют во всю ширину строки через один межстрочный интервал.
При оформлении протокола расширенного заседания фамилии участников не перечисляются, а указывается цифрой их общее количество: “Присутствовали 47 человек (список прилагается)”. Подсчет участников проводится по спискам регистрации, которые передаются секретарю собрания и становятся одним из приложений к протоколу.После перечисления участников в протоколе оформляется перечень вопросов, подлежащих обсуждению. Он начинается словами “Повестка дня”, которые печатают от границы левого поля, отступив 2–3 межстрочных интервала от списка участников. Повестка дня содержит перечисление вопросов, которые обсуждаются на заседании, и фиксирует последовательность их обсуждения и фамилии выступающих (докладчиков).
Вопросы нумеруются арабскими цифрами и располагаются в порядке значимости. Каждый пункт повестки дня формулируется с предлогом “О” или “Об” и отвечает на вопрос “О чем?” Например: “Об аттестации старшего специалиста финансового отдела Тропининой М.Л.” или “О присвоении 6 разряда слесарю механического цеха Свиридову А.Н.”
Повестка дня заседания, как правило, составляется заранее и должна включать в себя оптимальное количество вопросов, которые можно рассмотреть и обсудить на заседании. Правильно составленная повестка дня позволяет грамотно спланировать проведение совещания, добиться наибольшей эффективности от этого вида деятельности. Включение в повестку дня нескольких крупных вопросов (или большого количества мелких) приводит к затягиванию совещания, потерям времени его участников, снижению качества принимаемых решений. Исходя из этого не рекомендуется включать в повестку дня пункт “Разное”, обсуждение которого может требовать значительного времени.
Текст основной части протокола составляется в соответствии с последовательностью вопросов, установленных повесткой дня, и содержит столько разделов, сколько пунктов включено в повестку дня. Каждый раздел состоит из трех частей: “СЛУШАЛИ”, “ВЫСТУПИЛИ”, “ПОСТАНОВИЛИ” (“РЕШИЛИ”), которые печатаются с абзаца, чтобы выделить в тесте протокола записи речи основного докладчика, участников обсуждения вопроса и постановляющей части, формулирующей решение собрания. С этой же целью в тексте протокола каждую фамилию и инициалы выступающего печатают с новой строки с абзаца в именительном падеже. Запись выступления отделяют от фамилии дефисом, оно излагается от третьего лица единственного числа в форме косвенной речи. Вопросы к докладчику или выступающим вносятся в протокол в порядке их поступления, каждый вопрос печатается с красной строки. Фамилии при этом допускается не указывать.
Перед словом “СЛУШАЛИ” проставляется номер в соответствии с повесткой дня.
Слова “СЛУШАЛИ”, “ВЫСТУПИЛИ”, “ПОСТАНОВИЛИ” (“РЕШИЛИ”) печатают от границы левого поля прописными буквами и заканчивают двоеточием.
Решения, выработанные на совещании, вносят в протокол после слова “ПОСТАНОВИЛИ” (“РЕШИЛИ”). Решение принимается коллегиально, что зачастую предполагает голосование участников. Однако в управленческой практике результаты голосования в протоколах обычно не отражают. Если же такая необходимость возникает или оформляется протокол, в котором результаты голосования обязательны (например, протокол заседания аттестационной (квалификационной) комиссии или общего собрания акционеров), то они указываются отдельно по каждому пункту решения. Например, “Единогласно” или “За – 14, против – 1, воздержались – 3”.
В текстах протоколов аттестационных комиссий фиксируются принятые решения по кандидатуре каждого работника.
Решение может содержать один или несколько пунктов. Они располагаются по значимости, каждый из них нумеруется. Действенность любого документа значительно возрастает при использовании конкретных и четких формулировок. Эта часть протокола формулируется с использованием модели, принятой для распорядительных документов: что сделать, исполнитель (ответственный), срок. В качестве исполнителя может быть указано одно или несколько должностных лиц либо структурное подразделение. Срок может быть указан как календарная дата или как период выполнения работы.
Задание 1
В целях совершенствования работы с документами и обеспечения их сохранности председатель правления Исетского райпо издал распоряжение о введении в действие инструкции по делопроизводству. Инструкция должна быть введена в действие с 1 января. Секретарю Самойловой Н.И. поручено тиражирование Инструкции по делопроизводству и ее передача в структурные подразделения до 1 января. Контроль исполнения распоряжения возложен на начальника отдела кадров райпо Скворцова И.С.
Методика преподавания информатики как новый раздел педагогической науки
Типологическая классификация документов.
Классификация по физической (материальной) составляющей документа.
Семантическая классификация документов.
Видовая и типологическая классификации документов. Их соотношение.
Общее понятие о классификациях.
Разработка общей классификации документов – одно из ведущих теоретических направлений документоведения. Понятие «классификация» используется чаще всего одновременно и в значении процесса, и в значении результата, т. е. понимается как группировка и как полученная в ее результате схема. Для разграничения процесса классификации и его результата предлагается употреблять два термина: «классифицирование» и «классификация».
Классифицирование документов – это процесс упорядочения или распределения документов по классам с целью отражения отношений между ними и составления классификационной схемы.
Классификация (лат. classik – разряд, группа) документов – это система их соподчинения, используемая как средство установления связей между классами документов, а также для ориентировки в их многообразии.
Правильно составленная комплексная классификация отражает закономерности развития документов, раскрывает связи между ними, помогает сориентироваться в любом их множестве, служит основой для их упорядочения в документных системах. Для проведения классификации документов особенно важно иметь в виду, как минимум, следующие положения:
♦ признак, по которому производят деление, называется основанием деления, а образующиеся при этом понятия - членами деления;
♦ одно и то же деление должно осуществляться на одном и том же основании (требование непересекаемости);
♦ сумма всех членов деления должна быть равна общему объему делимого понятия, т. е. деление должно быть исчерпывающим; ни недостаточность, ни избыточность деления недопустимы (требования соразмерности);
♦ члены деления должны взаимно исключать друг друга (требования взаимоисключаемости);
♦ члены деления должны быть ближайшими к делимому понятию, не допускается перескакивать из следующего в ряду подкласса в отдаленный выше- или нижележащий (требование непрерывности).
Классифицировать документы – это значит проводить многоступенчатое, иерархическое и дихотомическое деление их на роды, виды, подвиды, разновидности. Род или класс – это совокупность (множество) документов, имеющих определенный общий признак, отличающий эту совокупность от других объектов. В качестве классификационного деления можно принять различные признаки, зависящие от цели классификации. Если хотим разделить документы по форме, это будет одна классификация, если по их содержанию - другая и т. д. В основу класса всегда кладут наиболее важный признак документа, отвечающий цели классификации.
Класс, включающий в себя другие, будет по отношению к ним родом, а классы, входящие в него, по отношению к нему – видами. Один и тот же класс может быть родом по отношению к низшему классу и видом по отношению к высшему. Например, класс «кинофотофонодокументы» является видом по отношению к классу «документы» и родом по отношению к классу «кинодокументы», «фотодокументы» и «фонодокументы».
Род (класс) – это первый уровень деления, который раскрывается с помощью видовых делений документа.
Вид – второй уровень деления. При этом родовое понятие «документ» делится на видовые понятия, т. е. на виды документов. Каждое звено видовой классификации можно назвать видом документа по тому или иному признаку (по характеру знаковых средств, предназначенности для восприятия человеком, способу документирования, материальному носителю и т. п.).
Третий уровень деления - подвид. За ним следует разновидность и т. п., пока не определится окончательное место конкретного документа в этой классификации.
Иерархия – расположение документов в порядке от высшего к низшему. Соответственно иерархическое расположение документов выглядит следующим образом: документ -> издание -> непериодическое издание -> книга.
Дихотомия - последовательное деление документов одного класса на два противоположных вида, подвида, разновидности и т. д. Например: опубликованный и неопубликованный документ, периодический и непериодический документ и т. п.
Классификация документов осуществляется по разным основаниям деления, отвечающим определенным аспектам анализа документов. Каждый аспект анализа указывает определенный фасет (фр. facette - грань) классификации, т. е. перечень видов документов по необходимому признаку. Таких фасетов может быть множество, поэтому классификация документов называется многоаспектной фасетной.
Одним из важных и в то же время дискуссионных вопросов теории документоведения является проблема соотношения понятий «классификация» и «типологизация» документов, «вид» и «тип» документа.
Сущность классификации и типологизации документов состоит в дифференциации объектов изучения по определенным признакам.
Классификация предполагает строгое деление документов по законам логики, в основном четырем: единство основания, соразмерность членов деления, их взаимоисключаемость, непрерывность деления. Важнейший из перечисленных – закон единства основания деления – требует, чтобы весь объем понятия «документ» был разделен по одному из признаков. Поскольку у документа таких признаков много, объем понятия должен делиться всякий раз по новому основанию. Таким образом, классификация представляет собой дифференциацию документов по одному наиболее существенному признаку. Эта совокупность документов группируется по определенному признаку в вид.
Типологизация – это частным случаем классификации документов. Она связана с группировкой документов на основе их подобия некоторой обобщенной модели, именуемой типом. Это общие, существенные черты определенной группы документов. Сложность типологизации состоит в определении необходимого и достаточного набора наиболее характерных признаков. Чаще всего в качестве типологических признаков выступает функционально-целевое назначение, читательский адрес документа, характер информации, содержащейся в нем (научный, научно-популярный, производственный, справочный, информационный и т. п.). Иногда в основу типологизации изданий кладется жанровый критерий – масштаб охвата объекта отражения, особенности внутренней структуры издания, стиль изложения материала.
Таким образом, типологическая схема и схема классификации создаются в результате разных логических процессов. Различны методика их построения, способы группировки. Если в основе классификации лежит прежде всего дифференциация признаков, то в основе типологизации – их интеграция.
Если объем понятия делят последовательно, многократно, по убывающей, в пределах одного признака, происходит классификация, т. е. установление места документа в данном классе, подклассе и т. д. При этом в основу деления берется один наиболее существенный признак. Если ставится задача выделить в изучаемом массиве документов группу сходных или типичных черт, осуществляют процесс типологизации, т. е. объединение документов при помощи комплексного критерия, сочетающего в себе несколько признаков. Например, издание – это вид документа, выделяемый по способу документирования; научно-популярное издание – это тип документа, выделяемый по нескольким признакам.
Например, классификационный ряд представлен таким образом: вид документа – издание, подвид – книжное издание, разновидность – книга-игрушка. Типологический ряд выглядит следующим образом: тип документа – научный, подтип – научно-исследовательский, разнотипность – монография.
Типологический критерий может быть использован как обобщенный признак в совокупности классификационных характеристик документа.
Классификация документов позволяет установить специфику каждого вида и типа документа, помогает ориентироваться во всем многообразии документной информации. Важнейшие признаки, лежащие в основе классификации современных документов, кроются в их сущности, существе информационной и материальной составляющих. Поскольку документы функционируют в обществе, внешняя среда также оказывает на них определенное влияние. С учетом этих обстоятельств в основу общей классификации документов положены три блока признаков, построенных по разным характеристикам документа:
1) информационная составляющая документа;
2) физическая (материальная) составляющая документа;
3) условия бытования документа как системного объекта во внешней среде.
Классификации, в основу которых положен признак содержания (смысла) документа, называют семантическими. В них производится деление на виды и подвиды в соответствии с признаком содержания документа по отраслям знаний, темам, предметам, проблемам.
Классификация документов по содержанию осуществляется в практической деятельности с помощью рубрикаторов, классификаторов, классификационных таблиц и т. п. Тематика, предмет, а также основные смысловые аспекты могут быть описаны при помощи лексических единиц (ключевых слов, дескрипторов), которые также могут служить основой для построения классификации документов.
Семантические классификации документов имеют большое практическое значение в подразделениях документно-коммуникационной сферы и потому являются наиболее разработанными: Библиотечно-библиографическая классификация (ББК), Универсальная десятичная классификация (УДК), Десятичная классификация Дьюи (ДКД), Существуют содержательные классификации и для отдельных видов документов: например, классификатор государственных стандартов, Международная классификация изобретений. На этих классификациях основана организация большинства информационно-поисковых систем и документных массивов.
3.1 Классификация документов по уровню обобщения информации.
По уровню обобщения информации документы подразделяются на: первичные, вторичные и смешанные.
Первичные документы, являющиеся непосредственным результатом профессиональной деятельности создателей информации – писателей, композиторов, художников, журналистов, научных работников, инженеров (монографии, статьи, литературные и музыкальные произведения).
Вторичные документы (ВД) – результат аналитико-синтетической переработки содержания, направленной на свертывание (сжатие) информации первичных документов (ПД) для удобства их последующего; использования в процессе создания информационной продукции. Их подготовка – сфера профессиональной деятельности библиографов и информационных аналитиков. На стыке первичных и вторичных документов можно выделить небольшую по количеству группу документов смешанного характера. Это аналитические и прогностические обзоры. С одной стороны, они являются результатом анализа и синтеза информации, заимствованной из чужих ПД (в этом плане их следует считать ВД), а с другой – содержат новую информацию оценочного плана (т. Е. выступают в качестве новых первичных документов).
Смешанные документы (Аналитические и прогностические обзоры) – результат анализа и синтеза информации, заимствованной из «чужих» первичных документов и одновременно результат профессиональной деятельности их авторов - специалистов по обозреваемым направлениям (проблемам) науки и практики.
Создание обзоров и прогнозов требует профессиональной подготовки их авторов и как высоко квалифицированных специалистов в рассматриваемых проблемах, и как информационных работников, владеющих методами анализа и синтеза информации. Ценность обзорно-аналитических документов связана с тем, что с их помощью читатель получает возможность быстро входить в какую-либо новую проблематику и получить представления о перспективных направлениях ее развития.
Для практики информационного обслуживания важно знать, что прогнозно-аналитические документы часто являются не самостоятельными, а выступают частью монографий, диссертаций, отчетов НИР. Поэтому, если стоит задача выявления и кумуляции сведений о них, требуется аналитическая роспись этих материалов или их привлечение при обслуживании читателей.
3.2. Классификация документов по характеру знаковых средств фиксации информации.
Отличительной особенностью документа является то, что содержащаяся в нем информация передается посредством тех или иных знаков. Знаковость - обязательное свойство документа. Классификации, учитывающие особенности знаковых средств фиксирования, передачи и восприятия человеком информации, относятся к разряду формальных классификаций. В них различают текстовые и нетекстовые документы.
В текстовом документе знаком служит алфавит (буквы) естественного языка (книга, журнал, газета, патент, стандарт, бюллетень). Текстовые документы часто называют вербальными или словесными. Вербальный документ, как правило, существует в письменном виде - слова (речь) закреплены на материальном носителе условными знаками письма. Благодаря словесному способу кодирования информации обеспечивается наиболее точная передача смысла.
Одним из основных видов текстового документа, в котором информация воплощена любым способом письма, является письменный документ – это чаще всего литературный документ, содержание которого выражено словесно в письменно зафиксированной форме т. е. синонимами термина «текстовой документ» могут выступать «письменный» или «литературный документ».
К письменным документам могут быть отнесены рукописный, машинописный и печатный документы, поскольку в них речевая информация зафиксирована посредством письменных знаков. А способ нанесения этих знаков на носители - это их видовое отличие.
Нетекстовой документ оформлен в виде записи с помощью нотных, картографических и других неречевых знаков. Сюда можно отнести: иконический, идеографический, звучащий и матричный документы. Их часто называют невербальными документами.
Иконический документ – документ, в котором знак подобен отражаемому объекту (картина, рисунок, фотография, кинофильм, диафильм, видеодиск) Разновидностью этого класса документов является Изографический документ, в котором изображение передано системой изобразительных средств живописи, графики, фотографии.
Идеографический документ – тот, в котором знаком служит условное обозначение, не отражающее реальных предметов или явлений (карта, ноты, чертеж). К этому классу документов относятся Картографический и Нотный документы: картографический содержит изображения особых объектов – поверхности Земли или других небесных тел – выполненные в особой знаковой системе; а нотный документ - это запись музыкального произведения графическими знаками, представляющими собой особую систему – нотную запись.
Звучащий (фонодокумент) фиксирует и передает информацию звуками (грампластинка, магнитная запись, музыкальный компакт-диск).
Матричный документ исполнен средствами «матричного языка», т. е. состоит из кодовых ячеек-матриц, с помощью которых производится кодирование информации в форме, доступной для «прочтения» машиной (перфокарты, перфоленты, магнитные и оптические диски, дискеты для ЭВМ). Звучащие и матричные документы относятся к классу технически-кодированных, содержащих запись, доступную для воспроизведения только с помощью технических средств, в том числе звуковоспроизводящей, проекционной аппаратуры или компьютера.
Комплексный документ сочетает два или более знаковых средства фиксации информации (журнал «Кругозор» с музыкальным приложением в виде грампластинки; фонетико-разговорный курс иностранного языка, состоящий из учебника, компакт-кассеты со звуковой записью текста; комплект диапозитивов с текстом; книга с электронной нотной клавиатурой).
3.3. Классификация документов по мерности записи информации.
Мерность записи информации – это место, занимаемое документом в пространстве.
По этому признаку различают одно-, двух- и трехмерные (объемные) документы. В одномерной среде запись информации осуществляется азбукой Морзе (двоичный код) «в строчку» или в линейной последовательности. Однако абсолютное большинство документов – двухмерные, имеющие размер (формат) и объем (количество страниц). Запись информации на этом носителе представляет собой два измерения. Это буквы, цифры, ноты, графическое и художественное изображение, штриховое кодирование, звуковые бороздки магнитной ленты. В трехмерной среде записываются голограммы и частично растровая печать (календарики с мигающим изображением).
3.4. Классификация документов по предназначенности для восприятия информации.
С точки зрения необходимости использования технических средств (компьютеров, проигрывателей, видеотехники, аппаратов для чтения микрофиш) для восприятия информации, зафиксированной в документах, различают: читаемые человеком, машиночитаемые и смешанные.
Человекочитаемые – документы, не требующие технических средств использования;
Машиночитаемые – документы, восприятие которых возможно только при помощи специальной техники (дискеты, компакт-диски, микрофиши, грампластинки);
Смешанные – документы, в которых «читаемая человеком» часть текста дополнена машиночитаемой частью (книга с вложенными в нее компакт-дисками или микрофишами).
Часто подобное деление является условным из-за возрастания числа документов, существующих одновременно и в традиционном, и в электронном виде, сравнительно легкого перевода их из одного вида в другой (например, микрофильмирование и цифрование традиционных документов или распечатка электронных), распространения услуг по электронной доставке текстов сканированных документов. Для многих читателей удобным и привычным является получение документов в традиционном виде на бумажном носителе.
3.5. Классификация документов по каналу восприятия информации.
Информация, содержащаяся в документе, может восприниматься с помощью различных органов чувств (зрение, слух, осязание). По каналу восприятия знаков, используемых для записи содержания, различают визуальный, тактильный, аудиальный и аудиовизуальный документы.
Визуальный – это документ, содержание которого человек воспринимает зрением (письменные тексты, графики, рисунки, чертежи, фотографии, репродукции на любом носителе, включая экран диапроектора, телевизора или ЭВМ). Содержание тактильного документа воспринимается через прикосновение (книга, журнал для слепых). Аудиальный – это звуковой или слышимый документ, содержание которого может быть воспринято только слухом (грампластинка, магнитная фонограмма, музыкальный компакт-диск). Аудиовизуальный документ - тот, содержание которого воспринимается одновременно зрением и слухом (звуковой кинофильм, озвученный диафильм, видеофильм, видеодиск, компьютерная технология «мультимедиа» и т. д.).
По подсчетам специалистов, до 75% всей информации человек получает через органы зрения. Аудиальная информация составляет 13% от всей поступающей информации через органы чувств человека.
3.6. Классификация документов по степени их распространенности.
Для понимания социальной роли документов и, соответственно, для их оценки и отбора при информационном обслуживании важно различать документы по степени их распространенности в обществе. Различают опубликованный, неопубликованный и непубликуемый документы.
Опубликованные – документы, предназначенные для широкого распространения и поэтому, как правило, проходящие рецензирование, отбор и редактирование, что приводит к повышению их значимости. Эти документы тиражирует в большом числе экземпляров (книги, журналы, газеты).
Неопубликованные – документы, тиражируемые в ограниченном числе экземпляров или по непосредственным запросам пользователей на основе распространяемых аннотаций и рефератов документов, с дальнейшим предоставлением их полного текста (диссертации, отчеты о НИР, НИОКР, информационная карта, депонированная рукопись).
Непубликуемые – документы, изначально предназначенные для узкого круга пользователей, как правило, распространяемые в рамках отдельных фирм, организаций и ведомств одноразового использования (приказы, распоряжения, штатные расписания и т.п.).
Промежуточные документы (препринты), содержащие материалы предварительного характера, распространяемые до выхода в свет издания, в котором будут помещены окончательные тексты.
Традиционно в библиотечно-информационной деятельности предпочтение отдавалось опубликованным документам, что мотивировалось их большей (по сравнению с неопубликованными документами) физической доступностью и ценностью. Доступность достигалась за счет их государственной регистрации и отражения в системе государственных библиографических указателей, благодаря чему обеспечивалась осведомленность общества о выходе тех или иных изданий. Ценность документов, а конкретнее, их точность, проверенность, логичность построения, обеспечивалась существом самого редакционно-издательского процесса, предусматривающим рецензирование рукописей, а затем последовательную работу с ними научного, литературного и технического редакторов.
В последние годы, однако, положение существенно изменилось. Внедрение современных технологий тиражирования документов (репрографирования и ксерокопирования, сканирование) сделало экономически оправданным издание малотиражных документов. Это часто практикуют небольшие издательства и издающие организации, не обеспечивающие квалифицированной оценки и подготовки рукописей к публикации. Одновременно изменение технологии копирования неопубликованных Документов (микрофильмирование, сканирование) позволяет получать недорогие копии диссертаций, отчетов о результатах научно-исследовательских работ, депонированных рукописей, архивных и т. п. документов. В итоге эти документы становятся не менее доступными для читателей, чем опубликованные. И, наконец, значительная часть электронных документов, получение которых возможно через Интернет, не содержит сведений, позволяющих отнести их к разряду опубликованных или неопубликованных. Об авторитетности, надежности подобных сообщений можно судить только по авторитетности авторов (организаций), от лица которых распространяются документы.
Практика информационной деятельности убедительно доказывает, что потребителям необходимо обеспечивать доступ как к опубликованным, так и к промежуточным и неопубликованным документам, но при этом указывать на их различия.
3.7. Классификация документов по способу документирования.
По способу документирования выделяют рукописный, печатный, механический, магнитный, фотографический, оптический, лазерный и электронный документы.
Рукописный - это письменный документ, при создании которого знаки письма наносятся от руки. В этом смысле рукописью или рукописным документом можно назвать не только словесный текст, записанный «от руки», но и произведение изобразительного искусства, а также чертеж или карту. К рукописям относят также документы, оформленные средствами машинописи (с помощью пишущей машинки) или ЭВМ (с помощью принтера). К рукописным документам относят: отчет о НИР и ОКР, депонированную рукопись, диссертацию и др.
Печатный – это документ, изготовленный полиграфическим или другим способом. Такие документы выпускаются издательствами или типографиями. В настоящее время Печатный документ - самый распространенный класс документов: он включает книги, брошюры, газеты, журналы, календари, карты и т. п. Такие документы часто называют произведениями печати или изданиями.
Механический – это документ, запись информации на котором осуществляется механическим способом: путем вырезания резцом канавки на поверхности движущегося носителя (грампластинки, фонографические валики, грамм-оригиналы) или путем пробивки отверстий (перфораций) с помощью перфоратора (перфокарты, перфоленты).
Магнитный – это документ, запись информации па котором осуществляется путем изменения магнитного состояния поверхности носителя под влиянием магнитного поля. К магнитному документу относятся магнитные ленты, диски или дискеты для ЭВМ, видеодиски и т. п.
Фотографический – это изобразительный документ, созданный фотографическим способом, основанным на изменении оптической плотности участков фотоматериала (фото-, кинопленка, фотобумага) под воздействием светового или электронного луча, интенсивность и форма которого изменяются в соответствии с записываемым сигналом (фотографии, диафильмы, диапозитивы, кинофильмы, микрофиши, микро-фильмы).
Оптический – это документ, запись информации на котором осуществлена сфокусированным пучком электромагнитного поля оптического излучения (компакт-диск, CD-ROM, фонодокументы с оптической записью, постоянное запоминающее устройство).
Лазерный – это документ, запись и считывание информации на котором осуществлены посредством лазерного луча (оптический диск, CD-ROM, компакт-диск, голограмма).
Формируется еще один самостоятельный класс документов - электронный документ как совокупность данных в памяти ЭВМ. Это документ с записью звука или информации для ЭВМ. Основным способом документирования здесь выступает не письменность, а экранность, основанная не на линейном, т. е. вытянутом в строку письме, а на временном потоке экранных изображений (электронная книга, электронный журнал, диск). Воспроизведение текста ЭВМ осуществляется двумя путями: изображение его на экране дисплея или в виде текстовой распечатки.
Документы, в которых информация зафиксирована в «явном», но «нечитабельном» виде, а также ряд дискретных носителей для введения в память ЭВМ
Вторая атрибутивная составляющая документа – его вещественная форма, материальная основа носителя информации, особенности которого составляют вторую группу относительно самостоятельных оснований деления документов на виды и подвиды по материалу носителя информации, по материальной конструкции и др.
4.1 По материалу носителя информации выделяют классы документов на искусственной и естественной материальной основе. Основными разновидностями современных документов на искусственном носителе являются бумажные и полимерные (полимерно-пленочные и полимерно-пластиночные) документы.
Бумажный документ выполнен на бумаге или на других материалах, по своим свойствам схожих с бумагой (папирус, пергамент или современные синтетические заменители бумаги). К классу бумажных документов относят книги, журналы, газеты, ноты, карты, патенты, нормативные документы, а также перфокарты, бумажные перфоленты, фотографии и т. п.
Пленочный документ создан на пленочной основе (кино-, диафильм, диапозитив, микрофиша, магнитная фонограмма, документ с записью информации для ЭВМ).
Пластиночные документы созданы на пластмассовой основе (грампластинки, диски). В отдельных случаях они создаются на металлической или стеклянной основе.
4.2. Классификация по материальной конструкции или форме носителя информации.
Каждый документ имеет определенную внешнюю форму своего материального носителя. По материальной конструкции носителя информации выделяют: документ листовой, кодексовый, карточный, ленточный, дисковой, комбинированный.
Листовой – это документ в виде одного или нескольких листов любого формата без их скрепления (листовка, газета, плакат, географическая карта, афиша, этикетка). Листы, положенные один на другой, образуют стопу (колода карт, картотека, каталог). Соединенная по длине стопа становится кодексом.
Кодексовый или блочный документ создан в форме блока - кодекса, т. е. скрепленных между собой по одному краю листов – страниц (книжный блок, альбом, атлас, журнал).
Карточный – это документ, состоящий из совокупности карточек или перфокарт установленного формата (каталожная, почтовая, игральная, перфорированная карты, календарик, открытка).
Ленточный – это документ, представляющий собой непрерывную полосу материала с записью информации. Ленту можно свернуть в виде свитка или рулона или сложить частями, в форме гармошки. Она распространена как книга-ширма, шпаргалка, принтерная лента. К ленточным документам относят также свиток папируса, перфоленту, магнитофонную, кино-, видеоленту и т. п.
Дисковый документ – носитель записи информации в форме диска, т. е. скрученный в спираль последовательный ряд знаков (пластинка, диск, дискета, компакт-диск, CD-ROM, видеодиск). Дискета - малоформатный магнитный диск, применяемый в ПЭВМ и терминальном оборудовании, обычно на гибкой подложке.
Комбинированный документ соединяет в себе две или более форм носителей информации (комплект, состоящий из книги и кассеты, набора слайдов и грампластинки и т. п.). Для восприятия их содержания, как правило, используются технические средства.
Каждый из блоков является критерием для построения классификационного ряда, внутри которого предусмотрено наличие одного какого-либо приоритетного признака, на основе которого осуществляется деление документов на подвиды и разновидности. Эти ряды образуют многоуровневую структуру классификационной схемы, состоящую из подсистем. Каждая из них олицетворяет отдельный признак современных документов, по которому они могут быть системно организованы, в частности по содержанию, характеристикам материального носителя, структуре построения текста и т. п.
- Классификация документов по обстоятельствам их бытования во внешней среде.
Общим признаком классификации, не относящимся ни к содержанию, ни к форме документа, является признак деления совокупности документов по обстоятельствам их бытования во внешней среде, т. е. во времени и пространстве. Сюда относят: регулярность выхода в свет, место и время появления документа во внешней среде и др.
5.1.С точки зрения регулярности выхода документов в свет выделяют:
Непереодичечские – документы (монографии, альбомы, открытки), выходящие однократно и не имеющие продолжения.
Продолжающиеся – документы (нумерованные тематические сборники, труды НИИ, вузов), выходящие через неопределенные промежутки времени по мере накопления материала.
Периодические – сериальные издания: газеты, журналы, бюллетени, календари, выходящие через определенные промежуток времени, с постоянным для каждого года числом номеров (ежедневные, еженедельные, ежемесячные, ежегодные).
5.2. Классификация документов по времени появления во внешней среде.
По времени появления документа во внешней среде различают оригинал и копию.
Оригинал – это подлинный документ. В издательском деле - издание, прошедшее редакционно-издательскую обработку, подписанное в набор или печать ответственными лицами издательства и подготовленное к сдаче на полиграфическое предприятие для изготовления печатной формы. В процессе копирования оригинал – подлинный документ, подвергающийся воспроизведению или размножению.
Копия документа – документ, воспроизводящий информацию другого документа и все его внешние признаки или часть их. Все первоизданные экземпляры одного тиража книги – оригиналы, их переиздания (перепечатки, ксерокопии) – копии.
5.3. Классификация документов по месту происхождения.
По месту происхождения и доминирующей территории распространения различают местный документ (в пределах одной области, города, одного или нескольких районов, предприятия, учреждения, хозяйства или учебного заведения); региональный документ - вышедший и распространяемый в пределах нескольких областей или автономной республики; национальный или общегосударственный и зарубежный или иностранный (вышедший или напечатанный за рубежом).
Типология документа - это отнесение его к определенному типу по совокупности признаков. Типологический критерий также может быть положен в основу организации классификационных рядов документов. Наиболее существенные типообразующие признаки для классификации документов – это целевое назначение документа, читательский адрес, характер информации или стиль изложения (жанр) произведения и др.
Целевое назначение документа – это обусловленность его потребностями той или иной сферы общественной деятельности: науки, производства, образования, управления и т. д. Целевое назначение тесно связано со специфическими функциями, выполняемыми отдельным документом или совокупностью документов. Так, целью выпуска документа может быть первичное изложение результатов научного исследования, популяризация научных знаний, систематизация знаний в целях обучения, облегчение поиска необходимых фактических сведений как общего, так и специального характера, отражение творческого наследия писателя.
В основу классификации можно положить типологизацию документов по следующим функционально-целевым установкам:
♦ обеспечение управления обществом (официальный документ);
♦ обеспечение научной информацией общества (научный документ);
♦ обеспечение популяризации достижений науки, техники, производства, их истории (научно-популярный документ);
♦ обеспечение процесса обучения и воспитания (учебный документ);
♦ обеспечение производства (производственный документ);
♦ обеспечение общества справочными данными (справочный документ);
♦ обеспечение вторичной информацией общества о содержании источников первичной информации (информационный документ);
♦ обеспечение ознакомления общества с содержанием художественных произведений (литературно-художественный документ).
Целевое назначение – важнейшая характеристика документа, в значительной степени определяющая его форму, композицию, стиль изложения и т. п.
Тесно связан с целевым назначением читательский адрес документа. Читательское назначение документа – это предназначенность документа читателю (потребителю) определенного возраста, уровня общей и профессиональной подготовки. Так, научный документ рассчитан преимущественно на научных работников, учебный - на учащихся, студентов и т. д.
В зависимости от читательского адреса все документы делятся на две большие группы: 1) по возрасту - документы, предназначенные для взрослых, детей и юношества; 2) по уровню общего и профессионального образования – документы, предназначенные для читателей-специалистов и неспециалистов (в данной области), учащихся, студентов и т. п. Отдельные типы документов имеют универсальный читательский адрес, т. е. рассчитаны на массового читателя: массово-политические, научно-популярные, справочные документы, художественная литература.
Важный признак, позволяющий выделить типологические черты документа – это характер информации, включающий в себя глубину разработки проблемы, предмет сообщения, стиль изложения материала, степень научности, нормативности и т. п.
Большинство этих признаков образуют понятие «форма сообщений (произведений)», весь массив которых делится на большие, средние и малые формы. В частности, к большим формам художественных произведений относят роман, драму, эпос; нехудожественных – монопроизведение. Последнее может быть выпущено в форме монодокумента, содержащего одно произведение, либо в форме сборника, содержащего ряд произведений. Средние формы художественных произведений - повесть, поэма, эссе; нехудожественных – статья, очерк. Малые формы – рассказ, повесть, поэма, стих и т. д.; реферат, тезисы, обзор, экспресс-информация и т. п.
Таким образом, на основе комплекса признаков образуются типы документов по которым строится общая, отвлеченная от отраслевой специфики, основная классификация документов. Между типами и видами документов существует тесная взаимосвязь, поэтому существуют трудности в их четком разграничении.
Большинство рассмотренных аспектов классификации используются для характеристики как традиционных (на бумажном носителе), так электронных документов. Однако последние требуют ряда дополнительных категорий, касающихся не содержания или целевого назначения электронных документов, а особенностей технических средств их реализации их доступности для пользователей. В ГОСТе 7.83-2001 в качестве таких аспектов указывают:
1. наличие печатного эквивалента т.е. электронное издание воспроизводит соответствующее печатное издание либо электронное издание, не имеющее печатных аналогов;
2. технология распространения: локальное электронное издание, выпускающееся в виде определенного количества идентичных экземпляров на переносимых машиночитаемых носителях; сетевое электронное издание, доступное потенциально неограниченному кругу пользователей (через коммуникационные сети);
3. характер взаимодействия пользователя и электронного издания: детерминированное электронное издание, параметры, содержание и способ взаимодействия с которым определены издателем и не могут быть изменены пользователем; недетерминированное или интерактивное электронное издание, параметры, содержание и способ взаимодействия с которым прямо или косвенно устанавливаются пользователем в соответствии с его интересами, целью, уровнем подготовки и т. п. на основе информации и с помощью алгоритмов, определенных издателем.
Ветвь информатики, обслуживающая проблемы средней школы, получила название школьной информатики. Впервые в отечественной литературе этот термин введен в широкое употребление в одноименном концептуальном документе, разработанном под руководством А. П. Ершова. Воспроизведем описание предмета школьной информатики, опираясь на основные положения указанной работы.
Школьная информатика определяется как ветвь информатики, занимающаяся исследованием и разработкой программного, технического, учебно-методического и организационного обеспечения применения ЭВМ в школьном учебном процессе.
Информатика изучает то общее, что свойственно всем многочисленным разновидностям конкретных информационных процессов (технологий). Эти информационные процессы и технологии и есть объект информатики.
Предмет информатики определяется многообразием ее приложений.
Программное (или математическое) обеспечение школьной информатики поддерживает информационную, управляющую и обучающую системы средней школы, включает в себя программистские средства для проектирования и сопровождения таких систем, а также средства общения с ними, ориентированные на школьников, учителей и работников аппарата управления органами просвещения.
В области технического обеспечения школьная информатика имеет своей целью экономически обосновать выбор технических средств для сопровождения учебно-воспитательного процесса школы;
определить параметры оборудования типовых школьных кабинетов вычислительной техники (КВТ); найти оптимальное соотношение использования серийных средств и оригинальных разработок, ориентированных на среднюю школу.
Учебно-методическое обеспечение школьной информатики состоит в разработке учебных программ, методических пособий, учебников по школьному курсу информатики, а также по всем школьным предметам, которые могут испытывать методологическое влияние информатики, и по курсам, при преподавании которых планируется использование средств информатики.
Проблемы организационного обеспечения, связанного с внедрением и поддержанием новой информационной технологии учебного процесса, сложны и многообразны, особенно на первом этапе компьютеризации школьного образования. Сюда, в частности, относятся: организационно-технические мероприятия по обеспечению и последующему сопровождению технической базы школьной информатики; организации разработки, тиражирования и доставки педагогических программных средств (ППС) в школу; подготовка и переподготовка кадров для всех уровней системы просвещения и прежде всего школьных учителей, способных нести в массовую школу информатику как новую научную дисциплину, как инструмент совершенствования преподавания других школьных предметен, как стиль мышления.
Не все разделы информатики возникали одновременно. История информатики связана с постепенным расширением области ее интересов. Возможность расширения диктовалась развитием компьютеров и накоплением моделей и методов их применения при решении задач различного типа.
Школьный учебный предмет информатики не может включать всего того многообразия сведений, которые составляют содержание активно развивающейся науки информатики. В то же время школьный предмет, выполняя общеобразовательные функции, должен отражать в себе наиболее общезначимые, фундаментальные понятия и сведения, раскрывающие существо науки, вооружать учащихся знаниями, умениями, навыками, необходимыми для изучения основ других наук в школе, а также подготавливающими молодых людей к будущей практической деятельности и жизни в современном информационном обществе.
Среди принципов формирования содержания общего образования современная дидактика выделяет принцип единства и противоположности логики науки и учебного предмета. В связи с этим обстоятельством приходится констатировать, что на процессе формирования школьного учебного предмета информатики сказывается чрезвычайно малая временная дистанция между возникновением информатики как самостоятельной отрасли науки и включением в практику массовой общеобразовательной школы соответствующего ей нового учебного предмета - около 10-15 лет. По этой причине определение содержания школьного курса информатики является очень непростой задачей, на решении которой продолжает активно сказываться процесс становления самой базовой науки информатики. Проблема также и в том, что даже целесообразность введения в школу отдельного предмета информатики не является бесспорной - существуют аргументы (выдвигаемые как зарубежными, так и отечественными специалистами), которые показывают, что такой путь не является единственным и бесспорным. Вопрос в конечном итоге заключается в следующем: чего в новом общеобразовательном знании больше - того, что должно составить отдельный учебный предмет для общеобразовательной школы, или того, что может (или должно) быть неразрывно связано с содержанием и технологией изучения всех школьных предметов? Но большинство ученых на сегодня обосновывают положение учебного предмета «Информатика» в структуре школьных учебных вполне определенно: «Общее информационное образование является базовым компонентом содержания общего образования. Это значит, что на него распространяется следующая дидактическая формула: всякий базовый компонент общего образования включается в содержание образования двояко - в виде особого учебного предмета (сегодня это курс информатики) и в виде «вкраплений» во все другие учебные предметы».
Введение в 1985 г. в среднюю школу отдельного общеобразовательного предмета «Основы информатики и вычислительной техники» дало старт формированию новой области педагогической науки, объектом которой является обучение информатике. Следуя официальной классификации научных специальностей, этот раздел педагогики, исследующей закономерности обучения информатике на современном этапе ее развития в соответствии с целями, поставленными обществом, в настоящее время получил название «Теория и методика обучения и воспитания (информатике; по уровням образования)». Из приведенной формулировки следует, что к теории и методике обучения информатике нужно относить исследование процесса обучения информатике везде, где бы он ни проходил и на всех уровнях: дошкольный период, школьный период, все типы средних учебных заведений, высшая школа, самостоятельное изучение информатики, дистанционные формы обучения и т. п. Каждая из перечисленных областей в настоящее время ставит свои специфические проблемы перед современной педагогической наукой. Нас в данном случае в первую очередь будет интересовать та область Методики информатики, которая рассматривает обучение информатике в начальной школе в рамках общеобразовательного предмета информатики.
Понятно, что определение методики информатики как науки об обучении информатике само по себе еще не означает существования этой научной области в готовом виде. Теория и методика обучения информатике в настоящее время интенсивно развивается; школьному предмету информатики уже более полутора десятка лет, но многие задачи в новой педагогической науке возникли совсем недавно и не успели получить еще ни глубокого теоретического обоснования, ни длительной опытной проверки.
В соответствии с общими целями обучения методика преподавания информатики ставит перед собой следующие основные задачи: определить конкретные цели изучения информатики, а также содержание соответствующего общеобразовательного предмета и его место в учебном плане средней школы; разработать и предложить школе и учителю-практику наиболее рациональные методы и организационные формы обучения, направленные на достижение поставленных целей; рассмотреть всю совокупность средств обучения информатике (учебные пособия, программные средства, технические средства и т.п.) и разработать рекомендации по их применению в практике работы учителя.
Говоря иными словами, перед методикой преподавания информатики, как и перед всякой предметной школьной методикой, ставится традиционная триада основных вопросов:
зачем учить информатике?
что надо изучать?
как надо обучать информатике?
Методика преподавания информатики - молодая наука, но она формируется не на пустом месте. Опережающие фундаментальные дидактические исследования целей и содержания общего кибернетического образования, накопленный отечественной школой еще до введения предмета информатики практический опыт преподавания учащимся элементов кибернетики, алгоритмизации и программирования, элементов логики, вычислительной и дискретной математики, проработка важных вопросов общеобразовательного подхода к обучению информатике имеют в общей сложности почти полувековую историю. Будучи фундаментальным разделом педагогической науки, методика информатики опирается в своем развитии на философию, педагогику, психологию, информатику (в том числе школьную информатику), а также обобщенный практический опыт средней школы.
Впервые учебный курс «Методика преподавания информатики» был введен в учебные планы педвузов в 1985 г. в связи с организацией подготовки учителей по дополнительной специальности «Информатика» на базе физико-математических факультетов. Вскоре появилось и первое учебное пособие по этому курсу. В 1993 г. был сделан первый набор на учительскую специальность «Информатика» как основную. С 1995 г. действует Государственный стандарт высшего педагогического образования по специальности «Информатика». В российских педвузах стала расширяться подготовка «профильных» учителей информатики. В то же время справедливо отмечалось, что в течение весьма длительного периода содержание методической подготовки будущего учителя информатики - наиболее слабая часть (и наиболее слабо обеспеченная часть) его профессиональной подготовки. В настоящее время появились учебные книги по методике информатики, хотя в течение долгого времени кафедрам и студентам приходилось делать основной упор на периодику. Официальным ориентиром в методической подготовке будущих учителей информатики служат рекомендованные Министерством образования РФ примерные учебные программы. Содержание этого учебного предмета составляет рассмотрение общих теоретических основ методики преподавания информатики, совокупности основных программно-технических средств, а также методов изучения конкретных тем школьного курса информатики на пропедевтическом, базовом и профильном этапах обучения.
Какие документы должны быть в организации для работы с конфиденциальной информацией? Как организовать работу так, чтобы исключить ее утечку? Как правильно знакомить сотрудников с правилами работы с конфиденциальной информацией?
Об этом поговорим в этой статье.
Коммерческая организация сама должна организовать работу с конфиденциальной информацией так, как будет правильно для нее. Потому что состав конфиденциальной информации в каждой организации, будет разным. Одна компания защищает коммерческую тайну, другая — только персональные данные, в третьей действует нотариальная тайна. В государственных организациях свои правила работы с дсп-документами.
Но есть документы, которые помогут организовать работу с конфиденциальной информацией для любой организации. Если они будут составлены, введены и ими будут пользоваться, то работу с конфиденциальной информацией будет легко наладить.
Документы для работы с конфиденциальной информацией:
09 августа, 2019
Как узнать достаточно ли одного сотрудника на участке или нужен помощник? Почему один задерживается каждый день, а другой уходит вовремя и успевает выпить 5 чашек кофе? Как понять кто действительно не успевает, а кто работает спустя рукава?
Чтобы ответить на эти вопросы, рассчитайте объем документооборота.
Если говорить просто, то документооборот — это входящие, исходящие и внутренние документы. То есть все документы, которые регистрируются в организации.
Расчет объема документооборота отвечает на вопросы:
05 июня, 2019
Когда я была секретарем, то дрожала как осиновый лист, когда ожидалось очередное совещание. Потому что там нужно вести протокол. Если вставал вопрос, кто это будет делать, то «только не я, только не я».
Хорошо, что в нашей организации был сотрудник, ответственный за подготовку и оформление результатов совещания. У него был диктофон, какие-то листы, записи. Несколько дней после совещания его никто не трогал, потому что он «оформлял протокол». Мне его работа казалась очень сложной. Записывать, расшифровывать, составлять протокол, рассылать, контролировать исполнение — это было за пределами моего понимания.
Поэтому я решила создать пошаговую инструкцию по составлению протокола. Надеюсь, она поможет секретарям чувствовать себя увереннее во время выполнения этой важной миссии.
13 мая, 2019
Некоторые слова мы настолько привыкли писать с большой буквы, что факт, что их можно и даже нужно писать с маленькой вызывает удивление. Поэтому давайте вместо привычек следовать правилам.
День рождения
Оба слова пишутся с маленькой буквы. Да, что для эмоциональности и обозначения важности события мы можем написать их с большой буквы, но с точки зрения русского языка это неверно.
Мы поздравляем Вас с днем рождения!
Я отметил свой день рождения в дружной компании.
10 апреля, 2019
В отличие от употребление штампов и канцеляризмов даже в официально-деловом стиле нежелательно. Они засоряют и утяжеляют текст, делая его сухим и неинтересным.
Читатель не понимает что на самом деле скрывается за этими выражениями и воспринимает текст как отписку или набор слов. Поэтому тексты с обилием штампов и канцеляризмов не читают, а пробегают глазами, пытаясь зацепиться за что-то действительно важное. И даже интересная информация может остаться незамеченной.
Да, употребление штампов в официально-деловом стиле более оправдано, чем в разговорном, художественном или публицистическом. Это связано с тем, что зачастую функция документа не привлечь внимание читателя к тексту, а просто «отписаться», донести информацию.
Однако если мы будем писать документы более понятными языком и читатель, и автор от этого только выиграют. Понятный, краткий, лаконичный текст — это уважение к читателю, а значит возможное начало сотрудничества.
Речевое клише — это шаблонная фраза, которая легко воспроизводится в определенном контексте.Речевые клише ускоряют и облегчают процессы коммуникации. Да, да, деловая переписка — это тоже способ коммуникации. Нам удобнее написать готовую формулу и знать, что она будет понятна другой стороне.
